Документобоорот / електронно управление деловодство

Генериране на документи по готови шаблони – позволява единен изглед и структура на документи, създадени от различни потребители.
Преобразуване на документи при запазване на общата информация (например преобразуване на оферта в договор).
Общи документни шаблони – при промяна на фирмените бланки корекциите се нанасят еднократно и всички потребители имат достъп единствено до последната, одобрена версия.
Автоматично задаване на уникален входящ, изходящ или вътрешен номер, в съответствие с ISO-стандартите (заместват хартиените дневници на документи).
Автоматично попълване на наличната информация – достатъчно е данните за клиента да бъдат въведени еднократно, за да се копират автоматично върху всеки следващ документ, където са необходими.
Цялостна организация на документооборота – системата проследява връзките между отделните документи, служители и отдели и поддържа възможност за задаване на етапи, през които трябва да премине даден типов документ.
Разпределяне на документите по отдели и служители – възможност за лесно и бързо пренасочване и назначаването на всеки документ към конкретен служител.
Електронни уведомления за нови и просрочени документи и събития, възможност за ескалиране на събития при просрочване.
“История” на документите: системата съхранява данни заавтора и датата и часa на създаването на всеки документ и информация за последващите промени (дата и час, име на потребител). Лесно може да бъде направена справка кой, кога и какво е променял по всеки документ в системата или колко часа са минали между разпределението на документ към даден отдел и поемането му от конкретен служител.

Управление на документи